Digitalisierung

Was über die Technik hinaus noch wichtig ist

Digitalisierung ist DER Treiber für Veränderungen in unserer heutigen Arbeitswelt. Die Überführung papierhafter Dokumente in elektronische Dokumentenmanagementsysteme stellt Unternehmen aber nicht nur vor technische Herausforderungen.

Der Arbeitsplatz der Mitarbeiter verändert sich im papierlosen Büro grundlegend und diese Veränderung möchte gut vorbereitet sein. Denn was machen Sie, wenn ihre Mitarbeiter weiterhin ihre Anträge, Aufträge oder Briefe ausdrucken und den neuen Prozess nicht leben (können)? Oder wenn sie mit der Ordnerstruktur der Dokumente im System nicht zurechtkommen? Und dies betrifft nicht nur ältere Mitarbeiter.

Thematische Einführung

Informationen für möglichst viele Nutzer zugänglich zu machen, einen Austausch über diese Informationen über räumliche Grenzen hinweg zu ermöglichen, Informationen einfach und vielfältig zu katalogisieren und zu systematisieren sind nur einige der Gründe, die die Digitalisierung in fast allen Anwendungsbereichen vorangetrieben hat.

Wurden 1986 nur 0,8% der weltweiten Informationen digital gespeichert, betrug der Anteil 2007 bereits 94%. ·1· Tendenz steigend. Und das bedeutet, dass heutzutage fast jeder Arbeitsplatz nicht nur Berührungen mit der Digitalisierung hat, sondern weitestgehend papierlos arbeitet. Oder?

·1·  Martin Hilbert, Priscila López: The World’s Technological Capacity to Store, Communicate, and Compute Information. In: Science, 2011, 332, S. 60–65

Fallbeispiel – Praxisbericht

Unser Kunde in diesem Fallbeispiel ist ein Dienstleister im Gesundheitswesen. Er erhält Aufträge und Informationen zur Bearbeitung über drei verschiedene Kanäle: in Papierform, als CDs und über Datenträgeraustauschverfahren (DTA).

Die Unterlagen gehen in einem zentralen Posteingang ein. Dort werden sie, falls nötig, digitalisiert und in das zentrale Archiv eingespielt. Da die Verschlagwortung in den einzelnen Abteilungen stattfindet, werden die Originale im Anschluss an die Abteilungen weitergegeben.

Aufgrund einer fachlichen Spezialisierung gibt es keine Einteilung der Mitarbeiter in die verschiedenen Formate, sondern jeder Mitarbeiter arbeitet mal mit Papier, mal mit CDs, mal mit Unterlagen, die per DTA eingespielt wurden. Theoretisch könnten Sie alle Unterlagen, unabhängig von ihrer Quelle, in dem zentralen Archiv einsehen und bearbeiten. Doch vor allem, wenn das Papier vorliegt, nehmen sie dieses bei der Bearbeitung zu Hilfe. Darauf werden dann, wie in alten Zeiten, Vermerke und Notizen bei der Prüfung festgehalten. Und parallel in das System übertragen. Ein klassischer Medienbruch mit einhergehender Doppelbearbeitung und zahlreichen Fehlerquellen.

Was wir dabei tun?

Die actmedic GmbH ist bei dem hier genannten Projekt für die Verbesserung am Arbeitsplatz unter Berücksichtigung von Lean Management Prinzipien verantwortlich.

Die Lösung sieht auf den ersten Blick ganz einfach aus: Verschlagwortung ebenfalls von dem zentralen Posteingangs-Team vornehmen lassen und keine Originale mehr in die Abteilungen schicken. Ohne Papier kein Medienbruch und keine Mehrarbeit. Doch das Problem ist vielschichtiger in seiner Ursache.

In einem Potential-Workshop haben wir gemeinsam mit den Mitarbeitern diesen Sachverhalt beleuchtet: Die Mehrarbeit, die durch den Medienbruch entsteht wird in der Regel von den Mitarbeitern nicht als Problem wahrgenommen. Für sie ist es ein Hilfsmittel in der Dokumentation, dient der Übersichtlichkeit und bietet Sicherheit. Durch die Erarbeitung der 8 häufigsten Arten von Hemmnissen und Störungen gemeinsam im Team sensibilisieren wir die Mitarbeiter für nicht-wertschöpfende und verschwenderische Tätigkeiten. Dadurch gelingt es, dass die Mitarbeiter anders auf ihren eigenen Arbeitsplatz schauen und nicht in die Verteidigung der Papier-Bearbeitung gehen, sondern eine Antwort auf die Frage suchen, was sie von der digitalen Bearbeitung abhält.

Schnell wurde klar, dass das zentrale Archiv sehr lange Ladezeiten hat und unübersichtliche Dokumentationsmöglichkeiten bietet. Es konnte Einigkeit darüber erzielt werden, dass nach der Verbesserung dieser Aspekte, der reinen digitalen Bearbeitung nichts mehr im Wege steht.

Der Potential Workshop ist ein Instrument im Rahmen der Verbesserung am Arbeitsplatz, bei dem gemeinsam mit den Mitarbeitern Potentiale am Arbeitsplatz erarbeitet werden. Zudem ist es ein Instrument, dass, einmal gelernt, immer wieder zum „Nachschärfen“ oder bei geänderten Rahmenbedingungen selbst im Team durchgeführt werden kann – auch ohne externe Unterstützung.

Herausforderungen

Die Herausforderungen bei der Umstellung zum papierlosen Büro unterteilen sich grob in drei Segmente: Standards, Technik und Mitarbeiter.
Während der elektronische Datenaustausch stetig zunimmt, fehlen dennoch häufig Standards. So kommt es vor, dass jeder Auftraggeber seine digitalen Daten in einem anderen Format, unterschiedlichem Umfang und bildlicher Qualität schickt. Auch wenn es bisher keine einheitlichen Vereinbarungen in vielen Branche gibt, haben alle Beteiligten ein großes Interesse an einem einheitlichen Standard.

Denn dieser Standard gibt auch die technischen Erfordernisse vor: wie müssen Speicherkapazitäten, Datenleitungen und Systeme beschaffen sein, um die digitalen Daten bestmöglich zu empfangen, zu verarbeiten und zu speichern.

Die Einbeziehung der Mitarbeiter wird vielfach unterschätzt. Doch die Potentiale, die mit der Digitalisierung gehoben werden wollen (schnellere Prozesse, höhere Produktivität der Mitarbeiter, zuverlässigere Prozesse, höhere Kundenzufriedenheit), können deutlich geringer ausfallen, wenn die Mitarbeiter parallel doch mit Papier arbeiten und weiterhin alles ausdrucken.

Über actmedic GmbH

Die actmedic GmbH spezialisiert sich als Unternehmensberatung auf die Gestaltung effizienter Arbeitsabläufe und agiler Organisationen durch Geschäftsprozessoptimierung und Verbesserung am Arbeitsplatz. Wir sind Partner für mittelständische Unternehmen verschiedener Branchen in administrativen Prozessen. Verbesserung am Arbeitsplatz ist für uns die systematische Vermeidung von Störungen und Hemmnissen am Büroarbeitsplatz und die Schaffung von Freiraum für Kernaufgaben.

Wir nehmen für uns in Anspruch, als Einzige die Übertragung von Lean Management Prinzipien auf den Büroarbeitsplatz praktisch geschafft zu haben und unseren Kunden somit spürbaren zusätzlichen Mehrwert zu bieten.

Ihr Ansprechpartner

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Juliane Boßmann

Heintzestraße 35
24582 Bordesholm

Telefon: +49 (0) 43 22 - 444 95 90
E-Mail: bossmann@actmedic.de

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