Digitalisierung 2018-05-28T17:07:53+00:00

Digitalisierung

Die Digitalisierung ist schon seit längerer Zeit in aller Munde und gilt als entscheidender Treiber für Veränderungen in unserer heutigen Arbeits-und Gedankenwelt. Die digitale Transformation ist für die Wirtschaft eine große Chance, gleichzeitig wirft sie viele Fragen auf. Für viele Unternehmen ist allein schon die Überführung papierener Dokumente in elektronische Datenmanagementsysteme eine hohe technische Herausforderung. Doch der Wechsel in ein digitales Zeitalter wird noch ganz andere Anforderungen mit sich bringen. Nicht nur das papierlose Büro verändert ganz grundlegend die Arbeitsplätze der Mitarbeiter – viele können den neuen Prozessen aus den unterschiedlichsten Gründen nicht folgen.

Geschäftsmodelle werden sich im Rahmen der Digitalisierung verändern und modernisieren, können aber auch komplett infrage gestellt werden. Häufig kommt es dabei auf das intelligente Zusammenspiel zwischen Hard- und Software an, gleiches gilt für aber auch für den Schulterschluss zwischen Führung und Mitarbeitern. In vielen Fällen wird in Digitalisierungsprozessen die Einbeziehung der Mitarbeiter unterschätzt und die Potenziale, die mit der Digitalisierung besser genutzt werden sollen, verpuffen, da alte und neue Systeme parallel genutzt werden.

Digitalisierung

Für eine erfolgreiche Umsetzung des digitalen Wandels wird sich die Struktur in vielen Unternehmen ändern müssen. Um agiler zu werden, ist es notwendig die Durchlässigkeit zwischen den Abteilungen zu erhöhen. Gleichzeitig sollte den Mitarbeitern der nötige Freiraum für die Anpassungen an die stetige Weiterentwicklung gegeben werden. Es gilt Management und Mitarbeiter mitzunehmen und Wege zu entwickeln, an denen sich jeder orientieren kann.

In einem Workshop mit der actmedic GmbH loten Sie die Potenziale für die Digitalisierung in ihren Prozessen aus und erarbeiten einen Plan zur schrittweisen Überarbeitung der Prozesse. Es wird genau geprüft, wie viel Digitalisierung notwendig ist und was zum Unternehmen passt. Begleitend zur Einführung stützen wir die neuen Prozesse durch Methoden des Lean Management.

„Zuerst dachte ich, dass wir auf dem Holzweg sind – aber dann kamen die positiven Effekte.“ (Herr Brinck, Qualitätsmanager)

Ein Praxis-Beispiel für Digitalisierung

Der Prozess als Weg

„Zwischendurch habe ich mich so manches Mal gefragt, ob wir nicht auf dem Holzweg sind“, gesteht Herr Brinck seiner Abteilungsleiterin Frau Lehmann (Namen geändert) während eines Betriebsausflugs. Der Ausflug ist die erste größere gemeinsame Aktivität der Abteilungen Antrags- und Vertragsbearbeitung einer großen Versicherung und besiegelt gleichzeitig die erfolgreiche Umsetzung eines digitalen Prozesses, der für grundlegende Veränderungen in den Abteilungen gesorgt hat. „Ganz ehrlich, Herr Brinck – mir ging es nicht anders“, erwidert Frau Lehmann, „aber jetzt wissen wir, dass es der richtige Weg war“.

Die Mitarbeiter, wie auch die Teamleitung, haben bewegte Zeiten hinter sich, in denen die angespannte Budgetlage, die dünne Personaldecke sowie hohe Krankenstände für eine außergewöhnliche Arbeitsbelastung sorgten. Parallel stieg die Anzahl der zu bearbeitenden Anträge, was den gefühlten Druck zusätzlich erhöhte. Frau Lehmann und ihre Teams schafften über mehrere Jahre hinweg, einen durchaus stabilen Betrieb zu gewährleisten, doch letztendlich musste auch die Geschäftsleitung einsehen, dass ein effizientes Arbeiten in diesem Bereich nur noch mit gravierenden Veränderungen einhergehen kann.

Nach intensiven Beratungen entschied sich die Führung dafür ein Digitalisierungsprojekt umsetzen, das den Prozess mit dem größten Bearbeitungsvolumen in weiten Teilen automatisieren sollte. Eine entscheidende Maßnahme sollte von einer papierbasierten Fallbearbeitung von A-Z, hin zu einer regelbasierten Bearbeitung von einzelnen Auffälligkeiten und Fehlern führen. Im Rahmen des nun digitalisierten Prozesses wandeln sich die Mitarbeiter von reinen Fallbearbeitern zu Qualitätsmanagern, die dafür sorgen, dass eine möglichst hohe Automatisierung und reibungslose Abarbeitung erfolgen kann. Hierbei sollten 70% der Bearbeitungsaufwände entfallen und eine spürbare Entlastung eintreten. Personaleinsparungen waren dabei kein Thema, trotzdem begegneten Frau Lehmann und ihre Mitarbeiter den bevorstehenden Veränderungen mit großer Skepsis.

Das Team der actmedic GmbH wurde als Unternehmensberatung mit der Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahme beauftragt und sorgte dafür, dass die Mitarbeiter frühzeitig über Schulungen auf die neue Fallbearbeitung vorbereitet wurden. Der komplette Prozess wurde neu entlang der Digitalisierung und Automatisierung in Team-Workshops umgesetzt und ausgewählte Mitarbeiter waren in verschiedene Tests eingebunden.

„Anfangs habe ich mich mit der organisatorischen Umstellung doch sehr schwergetan und kam mit den Veränderungen nicht gut klar“, erzählt Herr Brinck weiter. „Doch mittlerweile sind die positiven Effekte der Maßnahmen deutlich zu spüren und als Qualitätsmanager habe ich nicht mehr mit allen Anträgen zu tun, sondern nur noch mit den interessanteren. Ja, ich kann sagen, die Arbeit macht wieder Spaß.“

Die Digitalisierung in den Abteilungen der Versicherung war letztendlich ein großer Erfolg. Die Leitung und die Mitarbeiter haben die Veränderungen positiv aufgenommen und sich der neuen Situation gestellt. Nach eignen Aussagen ist die Arbeitsqualität gestiegen und die gesetzten Ziele werden mittlerweile erreicht.

Das Team von actmedic war übrigens ebenfalls zu dem Betriebsausflug eingeladen!

Info

Diese Website stellt Informationen und Angebote der actmedic GmbH bereit, einer Unternehmensberatung in Schleswig-Holstein. Wir bieten Prozessoptimierung, Lean Management und Digitalisierung im Büro an. Unsere Angebote zu Beratung und Training bieten wir in Schleswig-Holstein aber auch bundesweit an. Mehr über unseren Ansatz für Agile Teams und die Lean Management-Methode 5S finden Sie hier. Weitere Fallstudien zu unseren Schwerpunkten haben wir im Bereich Fallstudien für Sie zusammengestellt.