Methoden 2018-05-18T12:39:25+00:00

Methoden

Agile Teams für die Verbesserung am Arbeitsplatz bereiten Ihr Unternehmen auf die Digitalisierung vor. Auf der Ebene von Teams und Arbeitsplätzen werden nach dem Lean Management-Prinzip 5S systematisch Störungen und Hemmnisse ausgeräumt und Freiraum für Kernaufgaben geschaffen. Ballast abwerfen gehört genauso dazu wie die nötige Ordnung und Standards schaffen.

Agile Teams beruhen auf Prinzipien des Lean Management. Die meisten Erfahrungen und Erfolgsgeschichten beziehen sich jedoch hauptsächlich auf die Produktion. Wir haben es geschafft, die Lean Management-Prinzipien auf die Verbesserung in administrativen Prozessen der Arbeitsorganisation zu übersetzen. Unser Lean Management-Berater begleitet Sie und Ihre Teams durch eine verlässliche und gleichermaßen pragmatische Methode.

Die Verbesserung am Arbeitsplatz fängt im Kleinen an – nach einem Einführungsseminar werden aus einem Team ein Prozessbegleiter und die verantwortliche Führungskraft auf das Thema vorbereitet.

Es gilt Hemmnisse und Störungen am Arbeitsplatz gezielt zu identifizieren und nachhaltig zu beseitigen, um die für Ihre Kunden wertschöpfenden Tätigkeiten zu stärken, die Mitarbeiter zu entlasten und mehr Aufträge bedienen zu können. Insbesondere dann, wenn sich in Digitalisierungsprojekten die Art der Arbeit grundsätzlich verändert.

    Unter Hemmnissen und Störungen verstehen wir unter anderem:

  • Drucken trotz digitalem Archiv
  • Erfassung auf dem Papier und im System
  • Häufige Unterbrechungen bei Routinetätigkeiten (z.B. E-Mails, Telefonate)
  • Flut an Informationen bzw. die nötige Informations-Recherche
  • Fehlende Standards und/oder unklare Zuständigkeiten
  • Wartezeiten und/oder lange Durchlaufzeiten
  • Unordnung und/oder Chaos in der Ablage
  • Liefertermine werden nicht eingehalten

Während die Prozessoptimierung die Geschäftsprozesse in den Vordergrund stellt, betrachtet Lean Management die Abläufe eine Ebene tiefer – auf der Tätigkeitsebene – und nimmt Ihre Mitarbeiter bei anstehenden oder bereits erfolgten Veränderungen mit. Das Ergebnis nennt man dann gern auch Lean Office, Lean Administration oder einfach „schlankes Büro“.

Zur Ermittlung und Beseitigung von Hemmnissen und Störungen kommen verschiedene Analyse-Instrumente zum Einsatz, die eine umfassende Bewertung in die Tätigkeiten am Arbeitsplatz ermöglichen. Dabei verfolgen wir einen 360°-Ansatz. Die Analyse setzt sich zusammen aus:

  • einer subjektiven Begleitung am Arbeitsplatz im Rahmen einer Prozessbeobachtung nach dem Lean Management-Prinzip 5S,
  • einer objektiven Betrachtung, bei der Aufwandstreiber aufgedeckt werden (die sog. Tätigkeitsstrukturanalyse) und zuletzt
  • einem Team-Workshop, bei dem mit den Mitarbeitern gemeinsam die Tätigkeiten des Prozesses betrachtet werden.

Unter dem Lean Management-Prinzip 5S versteht man ein handlungsorientiertes und pragmatisches Verbesserungskonzept zur systematischen Beseitigung von Hemmnissen und Störungen. Ziel von 5S ist, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann und Suchzeiten ebenso wie lange Transportwege und Wartezeiten vermieden werden.

Durch die Begleitung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz begibt sich unser Berater mit dem Prozessbegleiter und Ihrem Team auf die Suche nach klassischen Hemmnissen und Störungen. Daraus werden Maßnahmen abgeleitet und priorisiert, um Verbesserungen umsetzen zu können.

Um nicht nur Einmaleffekte zu generieren, sondern die Verbesserungen langfristig zu verstetigen, schließen sich an die Analysephase Instrumente zur Erreichung der Nachhaltigkeit an:

  • Dazu gehören ein regelmäßiger und produktiver Austausch im Team zum Prozess, sodass die Synergieeffekte innerhalb des Teams gesteigert werden.
  • Dieser Austausch kann auf die technische Ebene erweitert werden, um einen sicheren Umgang mit neuer Technik zu erreichen.
  • Das langfristige Ziel die Mitarbeiter zu motivieren, laufend und aktiv an positiven Veränderungen mitzuwirken, erreichen wir durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Diesen zu installieren, ist der letzte Schritt, um im Arbeitsalltag kontinuierlich Schwierigkeiten und Schwachstellen im Prozess zu prüfen und zu verbessern.

Immer wieder hören wir von Mitarbeitern die Frage:

Woher soll ich wissen, was ich nicht weiß.

Die Antwort ist einfach: In dem ich schaue, wie andere arbeiten. Vor allem wenn sich durch die Digitalisierung der Arbeitsplatz grundlegend ändert, ist dies besonders wichtig.

Die kontinuierliche Anwendung des Instrumentariums sorgt für die stetige Aufdeckung neuer Optimierungspotenziale – der Berater tritt in den Hintergrund und das Team arbeitet an der permanenten Verbesserung. Das führt auch dazu, dass ggf. Prozesse angepasst werden müssen oder vielfach der IT-Einsatz optimiert werden muss.

Alle Instrumente verstärken Ihren Wirkzusammenhang, wenn Sie aufeinander aufbauend angewendet werden. Allerdings lassen sich die Analyseinstrumente auch einzeln nutzen.

Die Verbesserung am Arbeitsplatz durch Agile Teams ist eine der Methoden der actmedic GmbH. Wir nehmen für uns in Anspruch, die Übertragung von Lean Management-Prinzipien auf den Büroarbeitsplatz praktisch geschafft zu haben und unseren Kunden mit unseren Methoden einen spürbaren zusätzlichen Mehrwert zu bieten.

Weitere Informationen über die actmedic GmbH und unsere Methoden im praktischen Einsatz können Sie anfordern!