Prozessoptimierung 2018-12-05T10:07:51+00:00

Prozessoptimierung

Wir unterstützen unsere Kunden durch systematische Optimierung für mehr Effizienz und Agilität in Geschäftsprozessen und Organisationen. Wir sind total fokussiert auf optimale Prozesse und agile, effiziente Teams und strukturiert bis zur Unerträglichkeit.

Die Prozessoptimierung kann in jedem Rahmen innerhalb der Unternehmung zur Anwendung kommen. Die Spanne reicht von Veränderungen innerhalb einer Abteilung, der Einführung einer neuen Software bis hin zur unternehmensweiten Umstrukturierung.

Ziel von Prozessoptimierungen ist es, die Effizienz von Abläufen zu erhöhen und Standards zu etablieren, um Reibungsverluste und damit Kosten zu minimieren. Weitere Optimierungen lassen sich nun durch die Digitalisierung erreichen. Es geht darum, bestehende Prozesse papierlos zu gestalten und einen hohen Grad an Automatisierung zu erreichen. Für Mitarbeiter ergibt sich hieraus ein radikaler Wandel ihrer Rolle und ihres Arbeitsplatzes.

Video: Frank Lindenlaub – Agile Teams in der Prozessoptimierung

Als Unternehmensberatung mit langjähriger Erfahrung setzen wir abgeleitete, verlässliche und praktikable Methoden und spezielle Vorgehensmodelle ein, die wir auch im Rahmen von Trainings und Coaching an Mitarbeiter unserer Kunden weitergeben. Dabei bringen unsere Berater ebenfalls ihr Know-how für „Agile Teams“ nach Lean Management-Prinzipien mit ein.

Erfahren Sie mehr über unsere Methode im praktischen Einsatz aus unseren Fallstudien.

Warum Prozessoptimierung mit uns?

  • Effektive, erprobte und verlässliche Methode zur Veränderung der Betriebsorganisation

  • Systematische und Ressourcen schonende Vorgehensweise

  • Hohe Transparenz und Akzeptanz bei Führungskräften und in der Belegschaft

  • Leitlinie für die erfolgreiche IT-Umsetzung

„Unserem Staunen folgte die Erkenntnis.“ (Sachbearbeiter Herr Bernhard)

Ein Praxis-Beispiel für Prozessoptimierung

Der unnötige Papierberg

Im Kundenservice einer großen Versicherung beschwert sich Frau Abel bei Herrn Bernhard (Namen geändert): „Diese Streitfälle bringen mich noch zum Wahnsinn! Schon wieder müssen wir all unsere digitalen Vorgänge mühsam aus dem Rechner zusammensammeln und für die Rechtsabteilung ausdrucken. Die „Studierten“ leben technisch echt noch hinter dem Mond. Ich traue mich aber nicht, das zu sagen, weil ich um meinem Job fürchte.“

In der Rechtsabteilung stöhnt Herr Dr. Clausen (Name geändert): „Wir Juristen werden in diesem Unternehmen einfach nicht ernst genommen! Die Übersendung der angeforderten Papierakten für die Streitfälle von den nachgeordneten Abteilungen dauert immer ewig.  Für etwaige Gerichtsverfahren wird die Papierakte aber zwingend benötigt – das sehen die Nichtjuristen „da unten“ aber nicht ein. Und wenn zwischenzeitlich Kunden zu ihren Beschwerden bei uns anfragen, können wir ohne Akte nur mit den Achseln zucken. Auf das digitale Fallbearbeitungssystem haben wir ja keinen Zugriff. Dieses ewige Hick-Hack nervt!“

Man kann sich gut vorstellen, dass der Kundenservice und die Rechtsabteilung in dieser Versicherung nicht immer beste Freunde waren. Hier prallen Fundamentalpositionen aufeinander.

Zum Glück bekamen die Abteilungsleiter von der Missstimmung Wind und schalteten die actmedic GmbH ein.

Auf Initiative von actmedic fanden sich die beteiligten Teams in einem fachübergreifenden Workshop zusammen, wenn auch zunächst widerwillig und auf „Befehl von oben“. Aber nach einem kurzen Klagen über die pauschalen Probleme ging es schnell ans Eingemachte. Mit Hilfe der Moderation des Profis und von kleinen Zetteln an der Wand begleitet, wurden detailliert die Prozesse in beiden Abteilungen visualisiert. Mit großem Erstaunen auf beiden Seiten stellten alle Anwesenden fest, dass es nur in ca. 2 % aller Streitfälle wirklich zu einem Gerichtsverfahren kommt und die Papierakte tatsächlich benötigt wird. Das bedeutete zugleich, dass 98 % der mit Mühe und Zeitaufwand produzierten Papierakten im Reißwolf landeten. Was für eine Erkenntnis!

Danach war es fast ein Kinderspiel gemeinsam Lösungen zu erarbeiten, um künftig reibungslos und sicher zusammenzuarbeiten:

  • Die Rechtsabteilung erhält Zugang zum digitalen Fallbearbeitungssystem und fordert nicht in jedem Fall die Papierakte an.
  • Der Kundenservice kann, ohne Einschaltung der Rechtsabteilung, aus Kulanz bis zu einer bestimmten Summe Streitfälle begleichen, was der Rechtsabteilung viel Arbeit erspart.
  • Wenn es doch zum Streit kommt, benachrichtigt der Kundenservice die Rechtsabteilung nur per Kurznotiz.
  • Die Papierakte wird nur noch in den zu Gericht gehenden Streitfällen ausgedruckt, was eine enorme Arbeitserleichterung für den Kundenservice ist.
  • Ein zusätzlicher Lichtblick: ab 2020 arbeiten auch die Gerichte digital, so dass der Aktenausdruck dann ganz entfällt!

Und noch ein schöner Neben-Effekt: Das abteilungs-übergreifende Betriebsklima hat sich nachhaltig verbessert.

Info

Diese Website stellt Informationen und Angebote der actmedic GmbH bereit, einer Unternehmensberatung in Schleswig-Holstein. Wir bieten Prozessoptimierung, Lean Management und Digitalisierung im Büro an. Unsere Angebote zu Beratung und Training bieten wir in Schleswig-Holstein aber auch bundesweit an. Mehr über unseren Ansatz Verbesserung am Arbeitsplatz und die Lean Management-Methode 5S finden Sie hier. Weitere Fallstudien zu unseren Schwerpunkten haben wir im Bereich Fallstudien für Sie zusammengestellt.